Backups. Ein Thema auch für Unternehmensjuristen?!
Helmut Sauro, Senior Consultant bei der Kroll Ontrack GmbH, referierte bei der Jahrestagung des Bundesverbandes der Unternehmensjuristen (BUJ) vergangene Woche in Berlin über die Bedeutung von Backup-Bändern bei internen Untersuchungen.
Ein international tätiger Automobilzulieferer untersuchte intern den Verdacht wettbewerbswidrigen Verhaltens. Nach einer ersten Sichtung der E-Mail-Postfächer verdächtiger Mitarbeiter wurde schnell deutlich, dass weitere Personen involviert waren und auch der zeitliche Rahmen der zu untersuchenden Daten ausgedehnt werden musste. Um diesem Verdacht weiter nachzugehen, wurden Daten aus den Jahren 2007 bis 2011 benötigt. Diese befanden sich auf Backup-Bändern.
Das Unternehmen hatte über Jahre hinweg das Backup der Daten an einen externen Dienstleister ausgelagert. Nach Beendigung der Zusammenarbeit wurden die Backup-Bänder an das Unternehmen zurückgegeben. In diesem waren aber weder Hardware noch Software zum Auslesen der Tapes vorhanden. Die Neuanschaffung der benötigten IT wäre nicht nur äußerst kostspielig gewesen, einige der mehreren hundert Bänder waren sogar mit einer besonders „exotischen“ Software gespeichert, für die keine marktübliche Standardtechnologie zum Auslesen erworben werden konnte. Zudem fehlte die IT-Expertise, da die komplette IT-Abteilung des Unternehmens erst kurze Zeit zuvor komplett neu besetzt worden war und eine Leitung hatte. Die mit der Untersuchung beauftragte Anwaltskanzlei wiederum wartete auf Bereitstellung der fehlenden Daten, um die Untersuchung fortsetzen zu können.
Unabdingbar: Technologie, Wissen, Kapazitäten
Kroll Ontrack wurde mit dem Auslesen der Bänder beauftragt. Das Unternehmen verfügt in Böblingen über ein Archiv mit Bandlaufwerken der letzten drei Jahrzehnte. Durch eine von Kroll Ontrack entwickelte Software können Softwareumgebungen zudem simuliert und damit die Anschaffung von Technologie zum Auslesen alter Backup-Bänder vermieden werden. Um an die „exotischen“ Daten zu gelangen, musste von den IT-Spezialisten ein eigenes Programm geschrieben werden. Nach dem Auslesen der Bänder konnten alle Daten in das Kroll Ontrack Review-Werkzeug übertragen und der Kanzlei zur Sichtung bereitgestellt werden.
Ein befriedigendes Ergebnis?
Obwohl die erforderlichen Daten gefunden und der Schaden für das Unternehmen in Grenzen gehalten werden konnte, war die gesamte Untersuchung mit einer enormen Zeitverzögerung und höheren Kosten verbunden. Zudem gab es zunächst ein hohes Risiko, die Daten nicht vollständig liefern zu können. Durch proaktives Handeln hätte dies vermieden werden können.
FAZIT: Es geht auch einfacher.
De facto kann sich ein Unternehmen viel Zeit, Geld und Nerven sparen, wenn Backup-Bänder nicht als Kostenfaktor, sondern als Investment gesehen werden. Verschaffen Sie sich einen Überblick, was an alten Bändern im Unternehmensarchiv vorhanden ist und welche Daten auf welchen Bändern gespeichert sind. Dabei müssen sie nicht gleich für eine interne Untersuchung aufbereitet werden, ein Erfassen des Inhalts reicht aus. Kroll Ontrack hat dazu den Data Advisor entwickelt, mit dem ein Online Directory erstellt werden kann. Dieses ist über eine Website mit einem sicheren und persönlichen Login für jeden Nutzer jederzeit zugänglich. So können Sie gewährleisten, dass Sie im Bedarfsfall schnell Zugriff auf relevante Daten haben und diese für eine interne Untersuchung zur Verfügung stellen können.