Der KLDiscovery Vorteil: Supplementary Information Requests (SIR)

Freitag, 18. Februar 2022 von eDiscovery Blog

Fusionskontrolle in Kanada

KLDiscovery (KLD) setzt leistungsstarke Verarbeitungs- und Review-Plattformen ein, um bei behördlichen Fusionen und Übernahmen die fristgerechte und fehlerfreie Produktion von Daten für nationale und internationale Behörden zu gewährleisten. Projekte, die ergänzende Informationsanfragen (Supplementary Information Requests, SIR) beinhalten, sind für ihre Komplexität bekannt, da sie oft große Datenmengen und strenge Fristen beinhalten. Das engagierte SIR-Team von KLD ist sich der Dynamik von eDiscovery in einer von hohem Druck geprägten Regulierungslandschaft bewusst und möchte Unternehmen helfen, Transparenz und Compliance vor den globalen Wettbewerbsbehörden wie dem Canadian Competition Bureau (CCB), der Europäischen Kommission und den US-Behörden zu gewährleisten.

Wie viele Fusionskontrollverfahren sind auch die SIR in der Regel sehr öffentlichkeitswirksam, schnelllebig und entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Dementsprechend arbeitet KLD eng mit Mandanten und Anwälten zusammen, um kosteneffiziente und gerichtsfeste Maßnahmen für den Erfolg eines Projekts einzuleiten. Diese Erfahrung bringt ein besonderes Maß an Wissen und Unterstützung mit sich, das durch eine Kombination aus engagierten Mitarbeitern, durchdachten Verfahren und innovativer Technologie erreicht wird. In Anbetracht der heiklen Nuancen, die mit der erfolgreichen Einreichung von SIR bei der CCB verbunden sind, bietet KLD allen beteiligten Parteien Sicherheiten durch unser SIR-Workflow-Support-Protokoll, welches besonders für Fälle geeignet ist, die sowohl gerichtsfeste als auch wiederholbare Ergebnisse erfordern.

KLD befasst sich im SIR-Prozess in Zusammenarbeit mit dem Kunden besonders auf:

Identifizierung von Custodians, Interviews und Datensammlungen

In Anbetracht des kurzen Fristen eines SIR, ist die rasche Identifikation von Custodians und relevanten Datenquellen von entscheidender Bedeutung.
Erhebungen werden häufig auf rollierender Basis angesetzt, und aufgrund angepasster Workflows im Rechtsbereich werden Remote Collections immer beliebter.
Der CCB hat ein Zeitfenster von zwei Jahren, um Daten anzufordern, mit der Option, weitere Informationen für ein drittes Jahr anzufordern.

Technology Assisted Review (TAR) / Continuous Active Learning (CAL)

Zu Beginn des Review Prozesses nach der Deduplizierung werden nur selten Suchbegriffe verwendet, und alle in Frage kommenden TAR-Daten gehen in den Workflow des Continuous Active Learning ein.
Das durchschnittliche Datenvolumen schwankt in den meisten Fällen zwischen 500 GB und 2 Terabyte (TB).

Managed Review

SIRs sind im Vergleich zu anderen behördlichen Überprüfungsverfahren in der Regel enger gefasst.
Fremdsprachige Übersetzungen und Überprüfungsworkflows sind für den Erfolg entscheidend.
Auch wenn die sprachlichen Anforderungen variieren, sind Französisch und Englisch häufig die vorherrschenden Sprachen bei der Prüfung.
Der durchschnittliche Umfang einer Dokumentenprüfung liegt zwischen 150.000 und 300.000 Dokumenten bei einer SIR-Frist von 45 bis 75 Tagen.

Expertise in der Produktion

Die meisten Dokumente, die bei der CCB eingereicht werden, werden nur in ihrem ursprünglichen Format akzeptiert und enthalten keine TIFF-Dateien.
Die CCB verlangt von den Parteien nicht die Vorlage eines Privelege Log bei der Beantwortung einer SIR-Anfrage.
Ähnlich wie bei US Second Requests gilt auch bei der CCB eine 30-tägige Wartezeit.

Proprietäre Tools für Continuous Active Learning (CAL)

KLD hat über 15 Jahre lang in datenzentrierte Technologie investiert, diese bereitgestellt und perfektioniert. Durch die Kombination von innovativer Technologie und hoher Servicebereitschaft haben wir eine positive Erfolgsbilanz bei der Lösung von einigen der kompliziertesten rechtlichen Herausforderungen, die in Zusammenhang mit Datenmanagement stehen.

Es ist unsere DNS: Unser Produktteam besteht aus Datenwissenschaftlern, Technologen, Juristen und Experten für maschinelles Lernen, die ihre jahrzehntelange Erfahrung einbringen, wenn sie Anwaltskanzleien, Unternehmen und Versicherungen dabei helfen, die anspruchsvollsten Herausforderungen im Bereich des Datenmanagements durch automatisierte Workstreams zu lösen. Die Entwickler unserer preisgekrönten Software kombinieren die besten Technologien mit unseren eigenen patentierten Lösungen, von innovativer KI bis hin zu modernsten Public-Cloud-Suiten für maschinelles Lernen, um Effizienz und Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Unsere firmeneigenen Lösungen und Workflow-Engines sind der Inbegriff moderner, KI-gesteuerter Anwendungen, die mit dem neuesten Stand des maschinellen Lernens und der Verarbeitung natürlicher Sprache aufwarten, um den kritischen strategischen Entscheidungsprozess zu beschleunigen. Einfache, skalierbare und anpassbare Workflows und Lösungen werden kunstvoll miteinander verwoben, um mit minimalem Aufwand die relevantesten Daten zu liefern. Zum Beispiel:

Predictive Coding - Ermöglicht es Kunden, menschliches Fachwissen zu nutzen, um Millionen von Dokumenten innerhalb weniger Stunden zu klassifizieren. Predictive Coding unterstützt vollständig angepasste Arbeitsabläufe und Methoden und hilft dabei, wichtige Dokumente für die Überprüfung zu priorisieren. Unsere Predictive Coding-Technologie beinhaltet modernstes maschinelles Lernen, das mit jedem geprüften Dokument intelligenter wird und statistische Methoden einsetzt, um jedes Mal einen gerichtsfesten Arbeitsablauf zu gewährleisten. Sie ist in vielen Formen verfügbar und kann für verschiedene Szenarien durch einen unserer KI-basierten Predictive Coding-Workflows genutzt werden, wie z. B. Simple Active Learning, Simple Passive Learning oder Continuous Active Learning.
Continuous Active Learning (CAL) - CAL verfeinert den Entscheidungsfindungsprozess in Bezug auf kritische Dokumente und entschlüsselt auf der Grundlage minimaler menschlicher Interaktion, welche Dokumente oder Unterlagen am ehesten anwendbar sind. Darüber hinaus tragen die Einfachheit und die flache Lernkurve dazu bei, die Einstiegshürde zu beseitigen, die häufig bei Trainings auftritt. Die Anwendung von Continuous Active Learning auf die Dokumentenprüfung eignet sich besonders für Szenarien, in denen der Wunsch oder die Notwendigkeit besteht, alle oder die meisten Dokumente eines Falles mit menschlichen Augen zu betrachten.
Workflow™ - Mit Workflow entfällt die Notwendigkeit, statische Batch-Sets zu pflegen und Datensätze manuell an verschiedene Prüfungsteams weiterzuleiten. Stattdessen durchlaufen die Dokumente automatisch vollständig anpassbare Pfade, die auf einer endlosen Anzahl potenzieller Kriterien basieren: fremdsprachige Dokumente an Muttersprachler, privilegierte Dokumente an leitende Anwälte, Stichproben geprüfter Dokumente an Qualitätskontrollteams und so weiter. Workflow arbeitet Hand in Hand mit Predictive Coding, um eine möglichst effiziente Überprüfung zu gewährleisten.
E-Mail-Threading - Bestimmt die Beziehung zwischen E-Mail-Nachrichten und identifiziert die Nachrichten, bei denen der Inhalt am vollständigsten ist, um eine redundante Überprüfung zu vermeiden.
Near Duplicates - Identifiziert und gruppiert ähnliche Datensätze und hebt die feinen Unterschiede hervor, um eine schnellere Überprüfung zu ermöglichen.
Sprachidentifizierung - Nutzt fortschrittliche KI-basierte Technologie zur Identifizierung und Übersetzung von Dokumenten während der Dateneingabe und im laufenden Betrieb - eine schnelle und kostensparende Alternative zur mehrsprachigen Überprüfung durch Menschen.

Der entscheidende Unterschied

KLD entwickelt sich ständig weiter und lässt seine jahrzehntelange Erfahrung und das Feedback seiner Kunden in seinen Ansatz für den Datenmanagementprozess einfließen. Die Herausforderungen bei der Beantwortung von SIR-Anfragen sind enorm; wir setzen uns daher für die Identifizierung und Entwicklung fortschrittlicher Lösungen ein, um die komplexen Anforderungen im Zusammenhang mit der Datenverwaltung zu erfüllen. KLD arbeitet zukunfsorientiert, wobei wir zur Lösung der Probleme unsere Erfahrungen aus der Vergangenheit und das Kundenfeedback bei unserer Arbeit berücksichtigen. Zum Beispiel:

Identifizierung von Custodians, Interviews und Collections - Interviews mit Custodians sind der Katalysator für nachfolgende eDiscovery-Arbeiten und sollten fachgerecht durchgeführt werden. KLD verfügt über fundierte Kenntnisse im Interviewprozess mit Custodians und bietet Unterstützung bei der Erstellung detaillierter Fragebögen, bei der Erstellung von Remote Collection Kits für verschiedene Geräte und bei der angemessenen Nachverfolgung von Data Collections, um den Custodians eine positive Erfahrung zu zu ermöglichen, die das Fortschreiten des eDiscovery-Prozesses beschleunigt. KLD verfügt auch über Fachleute für Computer Forensik und Collections, die in 33 Niederlassungen weltweit für Fälle herangezogen werden können, die Unterstützung beim Kunden vor Ort, innerhalb eines Landes, für die Datenbewahrung und -sammlung erfordern.
Technology Assisted Review (TAR)/Continuous Active Learning (CAL) - KLDs proprietäre Tools ermöglichen es den Kunden, einen effektiven Review-Prozess zu entwickeln, der TAR/CAL verwendet, um das Review zu starten, noch bevor die Datensammlungen der Custodians abgeschlossen sind. Sowohl KLD Analytics als auch KLD Workflow werden eingesetzt, um flexible Arbeitsabläufe bereitzustellen, die mehreren Benutzern Zugriff gewähren und ein automatisches Batching von Dokumenten ermöglichen, welches nahtlos die Dokumentenbewertung aktualisiert und die Dokumente mit der höchsten Bewertung in die Checkout-Warteschlange befördert - ohne dass eine zusätzliche Überprüfung erforderlich ist.
Managed Review - Während wir TAR/CAL implementieren, um unseren Kunden Zeit zu sparen, wurde der Managed Review-Prozess ausdrücklich zur Kostenreduzierung entwickelt. Durch den Einsatz lokaler kanadischer Experten werden die Kosten aktiv kontrolliert, so dass dringende SIR- und Kartellangelegenheiten schnell bearbeitet werden können. KLD ernennt eigens Review-Manager, die über außergewöhnliche Fähigkeiten im Umgang mit fortschrittlichen Technologien zur Dokumentenprüfung verfügen, darunter Continuous Active Learning, dynamische Dokumentenweiterleitung und zuverlässige Qualitätskontrollen, um sicherzustellen, dass die Dokumente korrekt bewertet werden.
Produktionsexpertise - KLD unterstützt darüber hinaus SIR- und Kartellrechtsanfragen, indem wir alle von der kanadischen Wettbewerbsbehörde geforderten technischen Gespräche führen. Wir sind der Meinung, dass unsere umfassende Kenntnis der Richtlinien des CCB für die Produktion von ESI unseren Kunden eine größere Chance auf erfolgreiche SIR- und Kartellrechtsanträge bietet als die unserer Wettbewerber. Bei den bereits durchgeführten technischen Gesprächen gab es bislang keine Einwände oder Bedenken.

KLDs ausgeprägte Kenntnis der CCB-Standards versetzt uns in die einzigartige Lage, gezielte, maßgeschneiderte Lösungen zur Unterstützung der SIR-Compliance für die Fusionsgenehmigung anzubieten. Unsere ausgefeilten Arbeitsabläufe wurden entwickelt, um einen effizienten Prozess zur Prüfung von Wettbewerbsdokumenten zu schaffen, der auch bei den komplexesten Produktionsanforderungen zuverlässig ist. Die Zusammensetzung unserer umfassenden Anwendungen und Arbeitsabläufe bietet auch zusätzliche Vorteile in ihrer Skalierbarkeit, um den schnellen Anforderungen gerecht zu werden, die oft mit kartellrechtlichen Rechtsstreitigkeiten verbunden sind.

Unser eDiscovery-Team verfügt über jahrzehntelange Erfahrung in der Bewältigung scheinbar unvorhersehbarer Herausforderungen, indem es die Erfassung, Überprüfung und Produktion großer Datenmengen so schnell wie möglich erledigt, um notwendige Nacherfassungen und fortlaufende Review-Anforderungen so gering wie möglich zu halten. Um die Anforderungen an Legal Counsel zu erfüllen, bieten wir effiziente Review-Strategien an und bemühen uns, spezielle Dateitypen zu identifizieren (z. B. reine Bilddateien, Textnachrichten von Mobilgeräten und Chat-Nachrichten), die den Review-Prozess oft behindern und führen außerdem Analysen auf Dateiebene von nicht kompatiblen TAR-Dokumenten durch. Auf diese Weise können wir weiterhin kreative, definierte, wiederholbare und gerichtsfeste Wege finden und anwenden, um die Daten, die eine manuelle Überprüfung erfordern, einzuschränken. Mit den zusätzlichen Vorteilen, die sich aus der Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP) und anderen Formen künstlicher Intelligenz (KI) ergeben, konnten wir Unternehmen bei der Priorisierung des Reviews unterstützen, indem wir Threading in Kombination mit kritischen Begriffen, die während des Early Case Assessment identifiziert wurden, einsetzen. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für die Größe und den Umfang des SIR-Auftrags, den KLD betreut:

Umfangs: Zwei große Unternehmen der Bergbau- und Fertigungsindustrie führten eine 2-Milliarden-Dollar-Fusion durch und baten KLD um Unterstützung bei der Extraktion von Daten aus einer Datenmenge von etwa 3 Terabyte (TB), die von über 30 Custodians und aus verschiedenen Quellen stammten, darunter E-Mail-Konten, Laptops, mobile Geräte, gemeinsam genutzte Netzwerke, Sharepoint, Microsoft Teams und Google Drive.

Die Herausforderung: Effektive Verwaltung des Erfassungsprozesses, der sich über mehrere Länder und alle relevanten Custodians erstreckt, Identifizierung und Extraktion inkompatibler TAR-Datentypen, die eine manuelle Überprüfung erfordern und Überprüfung und Erstellung großer Datensätze für die Aufsichtsbehörden so schnell wie möglich.

Arbeitsablauf: KLD führte die Interviews mit den einzelnen Custodians in weniger als einer Woche durch, wobei die Gespräche, Preservation und Collection zeitgleich stattfanden, so dass alle relevanten Daten aus allen Quellen innerhalb desselben Zeitrahmens erfasst werden konnten. 3 TB an Daten wurden innerhalb einer Woche aufgenommen, indiziert, verarbeitet und in ein Repository für die Dokumentenprüfung geladen. Für das Technology Assisted Review wurde ein einfaches aktives Lernmodell (TAR 1.0) mit der Unterstützung von Fachexperten und externen Anwälten eingesetzt. Der Dokumentensatz wurde anschließend analysiert, und eine kleine Teilmenge relevanter Dokumente kam für die Produktion in Frage. Darüber hinaus priorisierte KLD effizient die Überprüfung von Chats und Textnachrichten durch Threading in Kombination mit einer Begriffssuche. Durch eine Analyse auf Dateiebene anderer nicht kompatibler TAR-Dokumente wurde eine Überprüfungsstrategie bereitgestellt, um die verbleibende Grundgesamtheit schnell zu überprüfen und die Anforderungen zu erfüllen, die an das Counsel für die Bewertung und Überprüfung aller Daten gestellt wurden. KLD führte eine Privilegien- und Datenschutzprüfung der 750.000 Dokumente durch, die auf einem Privilegien- und/oder PII-SHI-Bildschirm innerhalb der in der TAR definierten Reaktionsschwelle auftauchten, um eine zusätzliche manuelle Prüfung zu unterstützen.

Ergebnis: Nach einer Vereinbarung, die Datenpopulation auf E-Mails zu beschränken, schloss KLD alle Überprüfungsstufen ab, einschließlich der Protokollierung von Privilegien und Schwärzungen, und erstellte etwa 2.225.000 Dokumente, um die Konformität in weniger als drei Monaten von der Befragung der Custodians bis zur endgültigen Übermittlung zu erfüllen, wobei das Refresh der Collection auf eine einzige Instanz beschränkt wurde. Die Anforderungen wurden sowohl in den USA als auch in Kanada erfüllt, und die Transaktion wurde ohne weitere Verfahren oder Untersuchungen genehmigt.

Die Risiken, die mit der Einhaltung der SIR-Vorschriften bei Fusionen verbunden sind, sind zweifellos hoch, schnelllebig und entscheidend für den langfristigen Erfolg eines jeden Unternehmens. KLD ist sich der Bedeutung und des Stresses des SIR-Fusionskontrollverfahrens sehr bewusst, und durch unsere definierten, gerichtsfesten und nachvollziehbaren Ergebnisse können wir allen Beteiligten Sicherheit geben. Seit Jahrzehnten verlassen sich unsere Kunden auf unsere Erfahrung, unser einzigartiges Wissen und unsere Unterstützung, die wir durch eine Kombination aus engagierten Support-Teams, definierten und praxiserprobten Verfahren sowie innovativen Technologien und Lösungen bieten.

Effizientes eDiscovery ist nicht nur unser Versprechen, es ist unsere Leidenschaft. Die Expertise von KLD liegt in der Bereitstellung von automatisierten Datenmanagement-Workstreams, die Anwaltskanzleien, Unternehmen und Versicherer über das gesamte EDRM hinweg optimal unterstützen. Egal, ob Sie mit komplexen Rechtsstreitigkeiten, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Information Governance oder internen Ermittlungen konfrontiert sind, KLD bietet einen beispiellosen modernen Ansatz für eDiscovery, der es Kunden aus verschiedenen Branchen ermöglicht, auch anspruchsvollen Anforderungenan das Datenmanagements gerecht zu werden. Außerdem können sich unsere Kunden darauf verlassen, dass unsere Experten durch jahrelange Erfahrung über das Wissen verfügen Supplementary Information Requests der kanadischen Wettbewerbsbehörde in jeder Phase der eDiscovery korrekt nachzukommen.

Dieser Beitrag wurde von KLDiscovery Advisory Services zur Verfügung gestellt, einer Gruppe von erfahrenen Experten, die Unternehmen bei der Navigation durch komplexe Daten-Ökosysteme beraten.

Unser Team verfügt über jahrzehntelange Erfahrung als Branchenpioniere und Spezialisten in den Bereichen eDiscovery und Information Governance und unterstützt Unternehmen beim effizienten und effektiven Datenmanagement.