Dokumente sichten. Eine nervenaufreibende Tätigkeit – besonders wenn die Zeit drängt.

Den Begriff Document Review (auch Managed Review oder Legal Review) findet man oft in Zusammenhang mit Electronic Discovery bzw. eDiscovery. Dieser aus dem angloamerikanischen Rechtssystem stammende Begriff beschreibt den Teil einer Discovery (zu dt. Offenlegung von Dokumenten), der elektronisch gespeicherte Informationen (ESI) betrifft. Als ist fester Bestandteil des dortigen Rechtssystems werden eDiscoverys im Vorfeld von Rechtsstreitigkeiten (Litigation) und Schiedsverfahren (Arbitration) durchgeführt.

„Als E-Discovery (Electronic Discovery) oder auch eDiscovery werden Vorgehensweisen bezeichnet, bei denen Daten lokalisiert, gesichert und durchsucht werden, um diese als Beweismittel in zivil- oder strafrechtlichen Verfahren verwenden zu können[1].“

In Deutschland werden eDiscovery-Projekte außer bei Dispute Resolution zunehmend in den Bereichen interne Untersuchung, Kartellstreitigkeiten & Dawn Raids, Due Diligence, Audits aber auch präventiv zur Überwachung der Compliance durchgeführt.

Document Review als aufwändigster Teil einer eDiscovery

Wenn Dokumente für Rechtsstreitigkeiten oder interne Untersuchungen gesichtet werden müssen, handelt es sich meist um sehr große Datenmengen, die sich nicht selten an verschiedenen Standorten, in unterschiedlichen Formaten auf zahlreichen Medien befinden. Diese gilt es zunächst zu konsolidieren, an einem sicheren Ort – im Rechenzentrum oder OnSite -  zu hosten und auf einer eDiscovery-Plattform für das Review zur Verfügung zu stellen. Der Vorteil einer derartigen Plattform ist, dass alle Dateien, unabhängig vom Format ohne die jeweilige Applikation angesehen, bewertet und geprüft werden können.

Personenbezogene Daten können dateiübergreifend gesucht und ausgeklammert werden.  Mit genau definierten Suchbegriffen wird die Dokumentenanzahl weiter eingegrenzt, die das Prüfteam anschließend manuell sichtet.  Die Reviewer können von unterschiedlichen Standorten auf die Dateien zugreifen, um sie zu sichten: Aus dem Unternehmen selbst, aus einem speziell eingerichteten Review-Center oder von einer Kanzlei. Sind zu wenig Juristen verfügbar, kann Fachpersonal „angemietet“ werden, das den Document Review-Prozess unterstützt. Hier kann der Kunde das juristische Fachgebiet, die benötigte/n Sprache/n und den Einsatzort wählen. Nach diesen Kriterien wird aus einem Pool ausgebildeter Fachjuristen innerhalb kürzester Zeit das passende Review-Team zusammengestellt.

Beim Technology Assisted Review spielt Predictive Coding eine entscheidende Rolle. Diese mit künstlicher Intelligenz ausgestattete Software verfügt über einen Lernmechanismus, mit dessen Hilfe große Mengen an Dokumenten in Sekunden kategorisiert und priorisiert werden können. Mithilfe von Continuous Active Learning werden die am wahrscheinlich relevantesten Dokumente an den Anfang des Reviews gestellt. Die Prüfer können diese zuerst sichten und dadurch das Projekt gegebenenfalls schneller abschließen, da sie die entscheidenden Hinweise relativ schnell finden können.

Dies erspart einem Unternehmen viel Aufwand und Zeit. Kosten für Personal werden eingespart und gesetzte Deadlines können besser eingehalten werden.

[1] https://whatis.techtarget.com/de/definition/E-Discovery