Häufige Fehler bei der Ediscovery

Wenn man heiratet, ein Haus kauftoderetwas anderes tun möchte, womit manwenig oder keine Erfahrunghat, dann erkundigt man sich bei Menschen, die hier bereitsErfahrung gesammelt haben. Auch für die Beratung in Rechts- und Wirtschaftsfragen wenden wir uns an Experten. Gerade wenn es umEdiscoverygeht, ist der Austausch mit Fachleuten wertvoll.

Meine Ediscovery-Kenntnisse waren gering, als ich vor 3 Wochen ein Sommerpraktikum bei Kroll Ontrack begann. Darauf bedacht, so viel wie möglich zu lernen, erachtete ich es für sinnvoll, die Kroll Ontrack Experten zu fragen, auf welche Dinge man besonders achten sollte und wie man Fehler vermeiden kann.

Hier sind also die technischen Tipps, wie man zukünftige Ediscovery-Projekte gekonnt und effizient bewältigt.

In diesem ersten Beitrag werde ich mich darauf konzentrieren, was man nicht tun sollte. In einem Folgebeitrag werde ich einige bewährte Methoden der Ediscovery aufzeigen.

Nicht blind drauf los graben

Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung der sorgfältigen Auswahl von Datenquellen und Custodians, die Sie für die Zusammenstellung und Verarbeitung der Daten brauchen. Ediscovery Anbieter können ausgefeilte Technologien und Dienstleistungen bereit stellen, um die zu überprüfende Datenmenge zu reduzieren (beispielsweise durch Early Data Assessment Services oder durch die Verwendung von vordefinierten Suchbegriffen). Sie können auch den Review-Prozess optimieren (zum Beispiel durch den Einsatz von intelligenten „Predictive Coding“ Technologien). Aber je mehr Daten Sie sammeln, desto mehr Dokumente müssen Sie höchstwahrscheinlich überprüfen. Daher sollten Sie unter Berücksichtigung der Offenlegungspflicht sorgfältig auswählen, was genau im jeweiligen Fall bewiesen werden soll - natürlich immer unter Berücksichtigung des zur Verfügung stehenden Budgets. Kosten senken beim Datensammeln

Während Sie bei der Datensammlung sorgfältig darüber nachdenken sollten, woher Sie Ihre Daten beziehen, sollten gleichzeitig möglichst umfassend alle möglichen Quellen berücksichtigt werden, ohne aus Kostengründen Custodians auszusparen. Es ist zeitraubend und teuer, wenn Daten zu einem späteren Zeitpunkt gebraucht werden und noch einmal gesammelt werden müssen.

Um jeden Preis das Review-Set minimieren

Bei der Vorbereitung auf die Verarbeitung großer Datenmengen vieler unterschiedlicher Custodians mag es attraktiv erscheinen, sich für eine pauschale Deduplizierung zu entscheiden anstatt die Deduplizierung jeweils für die einzelnen Custodians zu wählen. Einfach deshalb, weil das Ergebnis dann ein kleinerer zu überprüfender Dokumentensatz ist. Eine pauschale Deduplizierung hat aber zur Folge, dass einige Datensätze unvollständig sind, da Duplikate aus dem Dokumentensatz eines Custodians entfernt werden, wenn sie bereits bei einem anderen aufgetaucht sind.

Der richtige Ansatz sollte hinsichtlich der erwarteten Resultate und Erfordernisse eines Falles sorgfältig gewählt werden: Welche Ergebnisse werden erwartet? Welche Anforderungen könnten sich zukünftig ergeben? Keinesfalls sollte man nur aus dem Wunsch heraus handeln, das zu überprüfende Datenmaterial möglichst schlank zu halten.

Sich auf Annahmen verlassen Bewahren Sie Klarheit! Jeder weiß nur das, was ihm gesagt wurde, also sparen Sie nicht am falschen Ende. Anwälte und Unternehmen, die sich externer Experten bedienen, sollten auf jeden Fall sicherstellen, dass sie alle nötigen Details eines Falles zur Verfügung stellen, sobald diese bekannt werden. (Dazu gehören Fallfristen, Verfahrens-Meilensteine, Schlüsselfakten bzw. -fragen, wichtige Dokument- und Datentypen wie auch die Information, was finanziell oder anderweitig auf dem Spiel stehen könnte.)

In ähnlicher Weise müssen die Experten Klarheit über die Prämissen verschaffen, die sie für die Bewertung des Datenvolumens gesetzt haben, wie auch über die Kosten für die Aufbereitung. Niemand sollte eine zu hohe oder geringe Erwartungshaltung hinsichtlich der Datenmenge haben. So weit möglich, sollten mit echten Metriken gearbeitet werden, die aus den Daten selbst stammen. Erschweren des Review-Prozesses

Bei der Gestaltung Ihres Review-Prozesses für Dokumente, sollten Sie den Kategorien-Baum(die Liste der Themenoder Probleme, die einem bestimmten Dokumentzugeordnet werden) so einfach wie möglich halten. Dieswirkt sich direkt aufErfolg, Schnelligkeit und Qualität der Überprüfung aus. Durchgängig ganze Dokumentenfamilien markieren

Bei der Kategorisierung von Dokumentenfamilien erscheint es vielleicht sinnvoll, alle Mitglieder einer Familie in der gleichen Art und Weise zu kategorisieren – es macht doch Sinn, dass, wenn eine E-Mail relevant ist, auch alle Anhänge relevant sind, oder? Falsch. Die Chancen sind groß, dass nur einige Familienmitglieder relevante Inhalte haben - und das auch nur auf einen bestimmten Fall bezogen. Wenn Sie also alle Mitglieder einer Familie durchgängig markieren, verlieren Sie die Klarheit über den Inhalt der einzelnen Dokumente. Dann wird es schwierig, genau die für ein bestimmtes Thema relevanten Dokumente zusammenzustellen, ohne Dokumente erneut sichten zu müssen.

Ich glaube nicht, dass Ediscovery einfach ist - aber mit der richtigen Hilfe werden Sie in der Lage sein, das komplexe Labyrinth müheloser zu steuern. Wie in den meisten Beziehungen liegt der Erfolg eines Ediscovery-Projektes bzw. eines kompletten Falles in der guten Kommunikation und dem Vertrauen zwischen allen Beteiligten.