Een boodschap van onze CEO

Reactie van KLD op COVID-19

Beste klanten van KLD,

In het licht van de toenemende bezorgdheid die door de COVID-19-pandemie wordt teweeggebracht, geef ik aanvullende informatie over de wijze waarop KLD op deze zich ontwikkelende wereldwijde crisis reageert.

De situatie waar we nu mee te maken hebben, niet alleen als bedrijf, maar ook als wereldwijde gemeenschap, is ongeëvenaard in dit tijdperk. Het managementteam van KLD, met de volledige steun van onze Raad van Bestuur, is voortdurend in gesprek en neemt alle beslissingen met drie cruciale doelstellingen voor ogen:

• Het beschermen van de gezondheid en het welzijn van onze medewerkers, klanten en gezinnen;
• Het handhaven van de continuïteit van bedrijfsactiviteiten; en
• Het blijven beoordelen en verbeteren van onze houding ten opzichte van veiligheid

Wij zetten ons in om de gezondheid van onze medewerkers en klanten te beschermen en hebben deze risico's en zorgen in de afgelopen weken proactief aangepakt. Vrijwel al onze fulltime medewerkers werken vanuit huis, maar omdat er bepaalde taken zijn die ondersteuning op kantoor vereisen, hebben we maatregelen genomen om de veiligheid te waarborgen van het zeer kleine aantal medewerkers dat bij ons op kantoor komt. Deze omvatten (maar zijn niet beperkt tot) het vaststellen van dienstroosters om het risico van blootstelling te minimaliseren, werkomgevingen met een afstand tussen de werknemers van minimaal 1,85 meter, het regelmatig schoonmaken en ontsmetten van werkgebieden, en het verstrekken van handschoenen of andere veiligheidsmaterialen waar nodig. We bieden flexibele werkroosters en zorgen voor extra ondersteuning waar nodig, omdat we weten dat de meeste medewerkers te maken hebben met unieke persoonlijke situaties als het gaat om de zorg voor kinderen of andere gezinsleden.

De behoeften van onze klanten worden veelvuldig ondersteund door het wereldwijde netwerk van het KLD, dus het toepassen van een 'volg de zon'-aanpak is voor veel van onze teams (die al wereldwijd geïntegreerd zijn) een tweede natuur. KLD heeft een uitstekende internetinfrastructuur in onze gehele geografische voetafdruk van twintig landen, met een beveiligd VPN met verplichte twee-factor authenticatie, en een wereldwijd personeelsbeleid dat de flexibiliteit om op afstand te werken aanmoedigt. Elk land waar we activiteiten uitvoeren heeft een sterk glasvezelnetwerk voor internetbandbreedte, dus we zijn in een uitstekende conditie met betrekking tot de connectiviteit.

We gebruiken ook alle middelen die ons ter beschikking staan om te zorgen dat onze teamgenoten met elkaar in contact blijven en het moraal hoog blijft. We maken uitgebreid gebruik van samenwerkingstools voor chatten, videogesprekken en het delen van bestanden. Ik plaats elke werkdag een video op ons intranet en gebruik deze als een platform om zichtbaar te blijven voor ons wereldwijde personeel, om onze medewerkers op de hoogte te houden van belangrijk nieuws over ons bedrijf, om positieve feedback van klanten te delen en om waardering te tonen voor de manier waarop medewerkers elkaar helpen. We hebben medewerkers aangemoedigd om foto's te maken van zichzelf, die we ook delen op ons intranet, zodat we elkaar allemaal kunnen zien in onze verschillende werkomgevingen. Het is geweldig om ieders 'unieke vingerafdruk' te zien!

Terwijl van oudsher het merendeel van KLD's fulltime medewerkers op afstand kan werken, hebben we ook een groot aantal tijdelijke contractmedewerkers in dienst voor onze documentreviewactiviteiten. Tot voor kort voerde KLD documentreviews altijd ter plaatse uit in een van onze wereldwijde faciliteiten. In reactie op de COVID-19-dreiging en in overeenstemming met onze klanten, hebben we met succes een plan uitgevoerd dat onze documentreviewers in staat stelt om veilig verbinding te maken met onze systemen en vanuit huis te blijven werken. In de afgelopen twee weken hebben we alle bestaande projecten omgezet naar dit nieuwe model op afstand, waardoor deze dienst continu en naadloos kan functioneren op een manier die het belang van onze medewerkers vooropstelt. Op dit moment hebben we over de hele wereld honderden reviewers die op afstand werken.

Het verzamelen van gegevens is een essentiële dienst zonder welke de andere onderzoeksinspanningen van onze klanten verlamd raken. Gezien de door COVID-19 veroorzaakte verstoring van reizen en menselijke interactie is het belangrijk dat we zoveel mogelijk gegevens op afstand kunnen verzamelen. Daartoe biedt KLDiscovery een eigen platform aan voor het zelf verzamelen van gegevens, genaamd Remote Collection Manager ('RCMgr™'). RCMgr maakt gebruik van een externe harde schijf om vooraf gedefinieerde gegevens te verzamelen (inclusief laptop/desktop imaging, server/netwerkshares en MAC) en vervolgens worden deze bestanden versleuteld teruggestuurd naar KLDiscovery. RCMgr beperkt onnodig reizen en persoonlijk contact. Daarnaast zijn we in staat om, op afstand en veilig, vele andere datatypes te verzamelen, waaronder ook bepaalde types mobiele apparaten. Hierdoor kunnen we onze klanten blijven bedienen en tegelijkertijd de hoeveelheid reizen en persoonlijke interactie, die vaak nodig is om gegevens te verzamelen, verminderen.

Verder zijn we, op een belangrijk moment voor de eDiscovery-gemeenschap en in een unieke samenwerking, een partnerschap aangegaan met Consilio – een collegabedrijf op dit gebied. Met volledige zichtbaarheid voor onze klanten zullen we voorzieningen delen voor lokale inzamelingen in geografische gebieden waar een van ons wellicht niet fysiek aanwezig is. Dit zal beide organisaties het beste in staat stellen om te voldoen aan kritieke behoeften van klanten in een groot aantal regio's en elke organisatie zal gebruik kunnen maken van lokale voorzieningen om het aantal reizen van medewerkers te verminderen en verstoringen van de dienstverlening voor onze klanten te voorkomen. Ik ben ervan overtuigd dat deze crisis bedrijven ertoe aanzet om concurrentieverschillen opzij te zetten en zich te verenigen ter ondersteuning van onze klanten.

Vanuit het oogpunt van data recovery bieden wij, waar mogelijk, remote en mail-in data imaging-services aan. Onze teamgenoten volgen alle best practices op het gebied van hygiëne, waarbij data recovery engineers het herstel van gegevensstructuren op afstand uitvoeren. Deze aanpak stelt KLD in staat om wereldwijd de 24x7x365-dienstverlening voort te zetten met zo min mogelijk personeel ter plaatse.

Over het geheel genomen kunnen onze wereldwijde data recovery-services naadloos, op afstand en veilig worden uitgevoerd en we verwachten dat we dit zo lang als nodig is kunnen blijven doen. We blijven waakzaam en beschikbaar om het verhoogde risico van gegevensverlies en gegevensintegriteit voor onze klanten, zowel commerciële als consumenten, aan te pakken terwijl ze door ongewone werkpatronen en omgevingen navigeren.

In de loop der jaren heeft KLD belangrijke beveiligingsmaatregelen genomen om bedrijfscontinuïteit te waarborgen. De beveiliging van onze systemen en het behoud van de gegevens van onze klanten is altijd de prioriteit geweest voor ons bedrijf. De gegevens die wij in ons bezit hebben, worden beveiligd door een aantal van de meest geavanceerde technologieën op het gebied van gegevensbeveiliging en disaster recovery. Nu meer dan ooit geloven we dat er geen ruimte is voor misstappen als het gaat om gegevensbeveiliging.

We hebben redundantie ingebouwd in alle cruciale systemen. Onze meest cruciale datacenters worden gehost in meerdere regio's in de Verenigde Staten, met vestigingen aan de oostkust en in het middenwesten met glasvezelconnectiviteit. In het geval dat er zich een calamiteit voordoet op de ene locatie, kunnen we onze volledige belasting verplaatsen naar de andere locatie(s), zodat onze klanten hun werk kunnen voortzetten met weinig tot geen onderbreking van de dienstverlening. Voor zover bij ons bekend, biedt niemand anders in de sector dit niveau van geografische back-up aan.

Malware en ransomware zijn reële bedreigingen voor iedereen. Onze technische maatregelen en diepgaande verdedigingstechnieken zorgen voor een effectieve detectie en reactie op kwaadaardige activiteiten. Een breed scala aan beveiligingsmaatregelen, zoals netwerksegmentatie en -tools, wordt in de hele technologiestack ingezet en we vullen deze technische maatregelen aan met technologieën om alle gangbare bedreigingen te kunnen bestrijden. Daarnaast krijgt het personeel van KLD een uitgebreide training en opleiding op het gebied van informatiebeveiliging.

Dit zijn moeilijke en onzekere tijden voor iedereen, maar ik geloof in de menselijke geest en geloof dat de KLD-familie met elkaar zal standhouden. Ik ben trots op ons team en hun geweldige focus op het leveren van uitstekende klantenservice in deze uitzonderlijk uitdagende tijden.

Ik zal, samen met ons gehele Executive Management Team, 24x7x365 beschikbaar zijn om persoonlijk met u te bespreken hoe KLD zich aanpast aan deze steeds veranderende dynamiek. Zoals altijd wordt het succes van KLD gestimuleerd door de waardevolle input en feedback van onze klanten. Wij verwelkomen alle suggesties of ideeën om het bedrijf in deze kritieke periode efficiënter te maken.

In de tussentijd wensen wij u en uw gezin verdere gezondheid en veiligheid toe.

Met vriendelijke groet,

Chris Weiler
Chief Executive Officer
KLDiscovery