Persönliche Stellungnahme unseres CEO

bezüglich KLD COVID-19

Sehr geehrte KLDiscovery-Kunden,

angesichts der wachsenden Unsicherheit hinsichtlich der COVID-19-Pandemie möchte ich Sie hiermit informieren, welche Maßnahmen weltweit bei KLDiscovery (KLD) für die  Krisenzeit getroffen wurden.

Die aktuelle Situation ist weltweit beispiellos in unseren Leben, nicht nur aus Sicht des Unternehmens sondern auch aus Sicht der Gesellschaft. Das Führungsteam von KLD tauscht sich mit der vollen Unterstützung unseres Vorstands kontinuierlich aus und trifft alle Entscheidungen mit Blick auf drei entscheidende Ziele:

• Schutz der Gesundheit und des Wohlergehens unserer Mitarbeiter, Kunden und Familien;
• Aufrechterhaltung des reibungslosen Geschäftsablaufs und
• Kontinuierliche Bewertung und Anpassung der Sicherheitsmaßnahmen

Wir setzen uns für die Erhaltung der Gesundheit unserer Mitarbeiter und Kunden ein und haben uns in den letzten Wochen proaktiv mit Risiken und Bedenken auseinandergesetzt. Praktisch alle unsere Vollzeitmitarbeiter arbeiten mittlerweile von zu Hause aus, und für  bestimmte Aufgaben, welche die Anwesenheit im Büro erfordern, haben wir Maßnahmen ergriffen, um die Sicherheit der geringen Anzahl von Mitarbeitern zu gewährleisten, die an den Firmenstandorten präsent sind. Dazu wurden u.a. rotierender Anwesenheit im Büro zur Minimierung des Expositionsrisikos eingeführt, Abstände der Arbeitsumgebung von mindestens 6 Fuß (entspr.1,83m) zwischen den Mitarbeitern, die regelmäßige Reinigung und Desinfektion der Arbeitsbereiche und die Bereitstellung von Handschuhen oder anderen Sicherheitsmaterialien nach Bedarf. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und zusätzliche Unterstützung, wo immer diese benötigt wird, da wir wissen, dass die meisten Mitarbeiter mit einer besonderen persönlichen Situationen konfrontiert sind, wenn es um die Betreuung von Kindern oder anderen Familienmitgliedern geht.

Den Anforderungen unserer Kunden können wir sehr oft durch unser weltweites Netzwerk nachkommen. Die Praxis des "Follow-the-Sun"-Ansatzes ist für viele unserer Teams (die bereits global integriert sind) bereits eine Selbstverständlichkeit. KLD verfügt in allen 20 Ländern, in denen wir präsent sind, über eine ausgezeichnete Internet-Infrastruktur mit sicherer VPN-Verbindung mit obligatorischer Zwei-Faktor-Authentifizierung und betreibt eine weltweiten Personalpolitik, die die Flexibilität der Remote-Arbeit fördert. Jedes Land, in dem wir geschäftlich tätig sind, verfügt über ein starkes Glasfaserkabel für die Internet-Bandbreite, so dass wir in Bezug auf die Konnektivität ausgezeichnet aufgestellt sind.

Wir setzen auch alle uns zur Verfügung stehenden Mittel ein, um die Interaktion und Stimmung unserer Kollegen aufrechtzuerhalten. Wir nutzen intensiv Kollaborationswerkzeuge für Chats, Videoanrufe und Dateiaustausch. Ich stelle jeden Werktag ein Video in unser Intranet ein und nutze es als Plattform, um für unsere weltweite Belegschaft präsent zu bleiben, unsere Mitarbeiter über wichtige Neuigkeiten über unser Unternehmen auf dem Laufenden zu halten, positives Kundenfeedback weiterzugeben und Mitarbeiter dafür zu würdigen, dass sie sich gegenseitig helfen. Wir haben die Mitarbeiter motiviert, Fotos von sich selbst bei der Arbeit im Homeoffice zu machen, die wir auch in unserem Intranet zeigen, damit wir uns alle in unseren unterschiedlichen Arbeitsumgebungen sehen können. Es war bemerkenswert, den "einzigartigen Fingerabdruck" eines jeden zu sehen!

Während die Mehrheit der Vollzeitbeschäftigten von KLD bereits in der Vergangenheit in der Lage war, remote zu arbeiten, beschäftigen wir auch eine große Anzahl von Mitarbeitern mit Zeitvertrag für unsere Document Review Services. Bis vor kurzem hat KLD die Dokumentenprüfung stets vor Ort in einer unserer weltweiten Review-Einrichtungen durchgeführt. Als Reaktion auf CoVID-19 und im Einvernehmen mit unseren Kunden haben wir erfolgreich Maßnahmen ergriffen, die es unseren Dokumentenprüfern ermöglichen, sich sicher mit unseren Systemen zu verbinden und von zu Hause aus weiter zu arbeiten. In den letzten zwei Wochen haben wir alle bestehenden Projekte auf dieses neue Remote Document Review-Modell umgestellt, so dass dieser Service kontinuierlich und nahtlos mit Fokus auf die Interessen der Mitarbeiter betrieben werden kann. Gegenwärtig haben wir Hunderte von Reviewern, die weltweit über eine Fernverbindung arbeiten.

Die Datensammlung ist ein kritischer Service, ohne die alle weiteren Untersuchungsschritte unserer Kunden lahmgelegt warden würden. Angesichts der durch COVID-19 bestehenden Reise- und Kontaktbeschränkungen ist es wichtig, möglichst viele Daten über Remotezugriff zu sammeln. Zu diesem Zweck bietet KLDiscovery eine proprietäre Plattform für die Datensammlung in Eigenregie, den Remote Collection Manager ("RCMgr™"). RCMgr verwendet eine externe Festplatte, um vordefinierte Daten zu sammeln (einschließlich Laptop-/Desktop-Imaging, Server-/Netzwerkfreigaben und MAC), anschließend  werden  die Dateien verschlüsselt an KLDiscovery zurückgeschickt. RCMgr reduziert unnötige Reisen und persönliche Kontakte. Darüberhinaus sind wir in der Lage, viele andere Dateiarten, bestimmte mobile Gerättypen eingeschlossen, sicher über eine Remoteverbindung zu erfassen. Auf diese Weise können wir unsere Kunden weiterhin betreuen und gleichzeitig die Anzahl der Reisen und persönlichen Kontakten reduzieren, die normalerweise für Datensammlungen erforderlich wäre.

Darüber hinaus haben wir in einem bedeutenden Moment für die eDiscovery Community die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit unserem Marktbegleiter Consilio vereinbart. Mit voller Transparenz für unsere Kunden werden wir unsere Ressourcen für lokale Datensammlungen gemeinsam nutzen, wenn einer von uns an einem Ort nicht selbst vertreten ist. Dies erlaubt beiden Unternehmen, wichtige Kundenanforderungen in vielen Regionen bestmöglich zu erfüllen. Jedes Unternehmen kann auf lokale Ressourcen zurückgreifen, um die Reisetätigkeit der Mitarbeiter zu reduzieren und Serviceunterbrechungen für unsere Kunden zu vermeiden. Ich bin der festen Überzeugung, dass diese Krise Unternehmen dazu bringt, Wettbewerbsunterschiede beiseite zu lassen und sich zur Unterstützung der Kunden zusammenzuschließen.

Was die Datenwiederherstellung betrifft, so bieten wir, wo immer möglich, Remote- und Mail-in Data Imaging Services an. Unsere Teams halten sich an verlässliche Hygieneregeln, wobei Datenrettungsingenieure die Wiederherstellung von Datenstrukturen remote durchführen. Dieser Ansatz ermöglicht es KLD, mit einem Minimum an Mitarbeitern vor Ort, weiterhin weltweit einen 24/7/365-Service anzubieten.

Insgesamt können unsere globalen Datenrettungsservices nahtlos, remote und sicher durchgeführt werden, und wir gehen davon aus, dass wir dies auch weiterhin so lange wie nötig tun können. Wir werden die Situation aufmerksam verfolgen und unseren Kunden helfen, den erhöhten Risiken von Datenverlusten und Datenintegrität, die sowohl gewerblich als auch privat durch ungewohnte Arbeitsmuster und – umgebungen entstehen können, zu begegnen.

Im Laufe der Jahre hat KLD bedeutende Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um einen reibungslosen Geschäftsablauf zu gewährleisten. Die Sicherheit unserer Systeme und die Erhalt der Kundendaten war immer Priorität für unser Unternehmen. Die in unserem Besitz befindlichen Daten werden durch einige der fortschrittlichsten Data Security- und Disaster Recovery-Technologien gesichert.  Wir sind heute mehr denn je der Meinung, dass es keinen Platz für Fehltritte gibt, wenn es um Datensicherheit geht.

Wir haben Redundanz für alle kritischen Systeme eingebaut. Unsere wichtigsten Rechenzentren befinden sich an mehreren Standorten in den Vereinigten Staaten und umfassen Niederlassungen an der Ostküste und im Mittleren Westen der USA mit Glasfaserkonnektivität. Tritt an einem Standort der Katastrophenfall ein, können wir unsere gesamte Last an den/die anderen Standort(e) verlagern, so dass unsere Kunden ihre Arbeit ohne oder mit nur geringer Unterbrechung fortsetzen können. Nach unserem heutigen Kenntnisstand bietet niemand sonst in der Branche ein solches Maß an geographischer Absicherung an.

Malware und Ransomware sind echte Bedrohungen für jeden. Unsere technischen Maßnahmen und Abwehrtechniken ermöglichen eine effektive Erkennung und Reaktion auf bösartige Aktivitäten. Eine breite Palette von Sicherheitskontrollen, wie z.B. Netzwerksegmentierung, und -tools werden über den gesamten Technologiebereich hinweg eingesetzt, und wir ergänzen diese technologischen Kontrollen durch Verfahren, die eine umfassende Verteidigung gegen alle gängigen Bedrohungen gewährleisten. Darüber hinaus erhalten die Mitarbeiter von KLD eine umfassende Schulung und Ausbildung im Bereich der Informationssicherheit.

Dies sind schwierige und unsichere Zeiten für uns alle aber ich glaube an die Menschen und daran, dass die KLD-Familie gemeinsam durchhalten wird. Ich bin stolz auf unser Team und seine unglaubliche Fokussierung auf hervorragenden Kundenservice in diesen außergewöhnlich herausfordernden Zeiten.

Zusammen mit unserem gesamten Executive Management Team stehe ich Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung, um mit Ihnen persönlich zu besprechen, wie sich KLD an diese sich ständig verändernde Dynamik anpasst. Wie immer ist der Erfolg von KLD auf den wertvollen Input und das Feedback unserer Kunden angewiesen. Wir würden uns über alle Vorschläge und Ideen freuen, wie das Unternehmen in dieser kritischen Zeit effizienter gestaltet werden kann.

In der Zwischenzeit wünschen wir Ihnen und Ihren Familien weiterhin Gesundheit und Wohlergehen.

Herzlichst

Chris Weiler
Chief Executive Officer
KLDiscovery