Message de notre PDG

Réponse de KLD au COVID-19

Chers clients KLD,

À la lumière des préoccupations croissantes que suscite la pandémie du CoVID-19, je tiens à vous apporter ici des informations supplémentaires sur la manière dont KLD réagit à cette crise mondiale en constante évolution.

La situation à laquelle nous sommes confrontés en ce moment, non seulement en tant qu'entreprise, mais aussi en tant que communauté mondiale, est inédite de notre vivant. L'équipe dirigeante de KLD, avec le soutien total de notre conseil d'administration, communique en permanence et prend toutes les décisions en gardant à l'esprit trois objectifs essentiels :

• Protéger la santé et le bien-être de nos collaborateurs, de nos clients et de nos familles ;
• Maintenir la continuité des opérations ; et
• Continuer à évaluer et à renforcer notre dispositif de sécurité

Nous nous sommes engagés à préserver la santé de nos collaborateurs et de nos clients et nous avons pris des mesures proactives pour faire face à ces risques et préoccupations ces dernières semaines. Pratiquement tous nos collaborateurs à temps plein travaillent à domicile et, bien que certaines tâches nécessitent un soutien interne, nous avons pris des mesures pour assurer la sécurité du très petit nombre d'employés qui se rendent dans nos bureaux. Il s'agit notamment (mais pas exclusivement) d'établir des rotations de tâches afin de minimiser le risque d'exposition, de créer des environnements de travail où les collaborateurs sont séparés les uns des autres d'une distance d'au moins deux mètres, de nettoyer et de désinfecter régulièrement les zones de travail et de fournir des gants ou d'autres équipements de sécurité si nécessaire. Nous mettons en place des horaires de travail flexibles et offrons une couverture et un soutien supplémentaires chaque fois que cela est nécessaire, sachant que la plupart des collaborateurs sont confrontés à des situations personnelles uniques pour ce qui est de la prise en charge des enfants ou des autres membres de la famille.

Les besoins de nos clients sont souvent pris en charge par le réseau mondial de KLD, de sorte que l'approche « follow the sun » (adaptée à chaque fuseau horaire) est une seconde nature pour bon nombre de nos équipes (déjà intégrées au niveau mondial). KLD dispose d'une excellente infrastructure Internet sur l'ensemble de sa couverture géographique constituée de vingt pays grâce à un VPN sécurisé avec authentification obligatoire à double facteur et via des politiques de main-d'œuvre mondiale qui favorisent la flexibilité du télétravail. Chaque pays où nous sommes présents dispose d'un réseau fibré solide pour la bande passante Internet, ce qui nous procure une excellente position en termes de connectivité.

Nous utilisons également tous les outils à notre disposition pour faire en sorte que nos coéquipiers restent connectés et gardent le moral. Nous utilisons largement les outils de collaboration pour le chat, les appels vidéo et le partage de fichiers. Chaque jour ouvrable, je publie une vidéo sur notre réseau intranet que j'utilise comme plateforme afin de rester visible pour nos effectifs dans le monde, pour informer nos collaborateurs des nouvelles importantes de notre entreprise, faire part des commentaires positifs de nos clients et reconnaître les employés qui font tout leur possible pour s'entraider. Nous avons encouragé les collaborateurs à se prendre en photo en télétravail, supports que nous partageons également sur notre réseau intranet afin que nous puissions tous nous voir dans nos environnements de travail distincts. Voir « l'empreinte numérique unique » de chacun a été quelque chose de passionnant !

Si la majorité des collaborateurs à temps plein de KLD ont toujours pu travailler à distance, nous employons également un grand nombre d'employés sous contrat temporaire pour notre activité d'analyse des documents. Jusqu'à récemment, KLD a toujours procédé à l'analyse des documents sur site, sur l'un de ses sites mondiaux. En réponse à la menace du CoVID-19 et en accord avec nos clients, nous avons mis en œuvre avec succès un plan qui permet à nos réviseurs de documents de se connecter en toute sécurité à nos systèmes et de continuer à travailler depuis leur domicile. Ces deux dernières semaines, nous avons fait basculer tous les projets existants vers ce nouveau modèle à distance, ce qui permet à ce service de fonctionner de manière continue et transparente, tout en conservant les intérêts de nos collaborateurs au premier plan. Nous avons actuellement des centaines de réviseurs qui travaillent à distance dans le monde entier.

La collecte de données est un service essentiel sans lequel les autres efforts de découverte de nos clients sont paralysés. Compte tenu des perturbations des voyages et des interactions humaines liées au CoVID-19, il est important que nous puissions collecter à distance autant de données que possible. Pour ce faire, KLDiscovery propose une plateforme propriétaire d'auto-collecte baptisée Remote Collection Manager (« RCMgr™ »). RCMgr a recours à un disque dur externe pour collecter des données prédéfinies (notamment les images d'ordinateurs portables ou de bureau, les partages de serveurs/réseaux et les MAC), puis les fichiers cryptés sont renvoyés à KLDiscovery. RCMgr réduit les déplacements et les contacts en personne inutiles. Par ailleurs, nous sommes en mesure de collecter de nombreux autres types de données, y compris certains types d'appareils mobiles, à distance et en toute sécurité. Cela nous permet de continuer à servir nos clients tout en réduisant la quantité de déplacements et d'interactions personnelles qui sont généralement nécessaires pour recueillir des données.

De plus, à un moment important pour la communauté de l'eDiscovery et dans un élan de collaboration unique, nous avons établi un partenariat avec Consilio, une entreprise homologue dans ce secteur. Grâce à une visibilité totale pour nos clients, nous partagerons les ressources pour les collectes locales dans les zones géographiques où l'un d'entre nous n'est pas présent physiquement. Les deux organisations seront ainsi mieux à même de répondre aux besoins critiques de leurs clients dans un grand nombre de régions géographiques et chacune d'entre elles pourra tirer parti des ressources locales pour réduire les déplacements de ses collaborateurs tout en prévenant les interruptions de service pour ses clients. Je crois fermement que cette crise appelle les entreprises à mettre de côté leurs différences concurrentielles et à s'unir pour soutenir nos clients.

Du point de vue de la récupération des données, nous offrons, dans la mesure du possible, des services d'imagerie de données à distance et par courrier. Nos coéquipiers respectent toutes les bonnes pratiques de désinfection tandis que les ingénieurs chargés de la récupération des données procèdent à la reconstruction des structures de données à distance. Cette approche permet à KLD de continuer à fournir un service 24h/24, 7j/7, 365 jours par an dans le monde entier avec le moins de personnel physiquement présent sur place.

Dans l'ensemble, nos services mondiaux de récupération des données peuvent être, et sont, assurés de manière transparente, à distance et en toute sécurité, et nous espérons pouvoir continuer à le faire aussi longtemps que cela sera nécessaire. Nous resterons vigilants et disponibles pour faire face à la hausse du risque de perte des données et d'intégrité les concernant pour nos clients, tant nos clients commerciaux que les consommateurs, lorsqu'ils évoluent dans des schémas et des environnements de travail inhabituels.

Au fil des ans, KLD a mis en place d'importantes mesures de sauvegarde pour assurer la continuité de ses activités. La sécurité de nos systèmes et la préservation des données de nos clients ont toujours été notre priorité. Les données en notre possession sont sécurisées par des technologies de sécurité de données et de récupération en cas de sinistre parmi les plus avancées. Aujourd'hui plus que jamais, nous pensons que les faux pas en matière de sécurité des données n'ont pas lieu d’être.

Nous avons intégré une redondance dans tous les systèmes critiques. Nos centres de données les plus critiques sont hébergés dans de nombreuses régions des États-Unis, nos sites d'exploitation se trouvent sur la côte Est et dans le Midwest, et bénéficient d'une connectivité par fibre optique. En cas de sinistre sur un site, nous pouvons déplacer l'ensemble de notre charge vers un ou plusieurs autres sites afin que nos clients puissent poursuivre leur travail avec peu ou pas d'interruption de service. À notre connaissance, personne d'autre dans l'industrie n'offre ce niveau de soutien géographique.

Les logiciels malveillants et les logiciels de rançon sont de véritables menaces pour tout le monde. Nos mesures techniques et nos techniques de défense en profondeur permettent une détection et une réponse efficaces aux activités malveillantes. Un large éventail de contrôles de sécurité, tels que la segmentation des réseaux, ainsi qu'une multitude d'outils sont déployés dans l'ensemble de la pile technologique et nous complétons ces contrôles techniques par des technologies permettant d'assurer une défense en profondeur contre toutes les menaces courantes. De plus, les employés de KLD bénéficient d'une formation et d'un enseignement approfondis sur la sécurité de l'information.

Ce sont des temps difficiles et incertains pour tout le monde, mais je crois en l'esprit humain et je crois que la famille KLD saura persévérer ensemble. Je suis fier de notre équipe et de son incroyable détermination à fournir un service client hors pair en ces temps exceptionnellement difficiles.

Avec toute notre équipe de direction, je serai disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an, pour discuter personnellement avec vous de la manière dont KLD s'adapte à ces dynamiques en constante évolution. Comme toujours, le succès de KLD est dû aux contributions et retours d'information précieux de nos clients. Nous serions heureux de recevoir toute suggestion ou idée sur la manière de rendre l'entreprise plus efficace pendant cette période critique.

En attendant, nous vous souhaitons, à vous et à vos familles, de rester en bonne santé et en sécurité.

Vous priant d'agréer l'expression de mes sincères salutations,

Chris Weiler
Directeur Général
KLDiscovery